Pandemi süreci yalnızca tüketici davranışlarını değil çalışma kavramını da değiştiriyor. Google, Microsoft, Facebook, Apple, Twitter, Uber, American Express ve Airbnb üzere dev şirketlerin birbiri arkasına uzaktan çalışma siyasetlerini açıklamaları yeni periyodun işaretleri ortasında. Mercer’in Eylül 2020’de gerçekleştirdiği ‘Ücret Artışı ve Yan Haklar Trendleri Araştırması’na nazaran şirketlerin yüzde 54.9’u uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirmeyi planlıyor. Gartner’ın Çalışan Bağlılığını Uygunlaştırma Anketi’ne göreyse 2023’e kadar uzaktan çalışanların sayısı üçte ikinin üzerine çıkacak ve 2024’e kadar, uzaktan çalışanların sayısı 60’a yükselecek ve bu da otomasyona geçişte aciliyeti artıracak.
Türkiye’de de binlerce çalışanı bulunan dev şirketlerin belirli kademelerde kalıcı olarak uzaktan çalışma sistemine geçtikleri görülüyor. Öte yandan tatil aylarının gelmesiyle de uzaktan çalışan kişi sayısının artması öngörülüyor. Tüm bu gelişmeler şirketlerin uzaktan çalışma sistemlerini nasıl daha verimli hale getireceği sorularını da beraberinde getiriyor. Türkiye’nin başkan yapay zeka şirketi CBOT, sürecin uzaktan yönetilecek olmasının insan kaynakları idaresi ve bilgi sistemleri noktasında otomasyona ve yapay zeka üzere yenilikçi teknolojilere yatırımı da mecburî kılacağının altını çizerek bilhassa İK ve IT sanal asistanlarının bu süreçlerde sunacağı 5 temel katkıyı sıralıyor;
Zamandan tasarruf sağlayarak çalışanların üretkenliğini artıyor
Sanal asistanlar hem insan kaynakları çalışanlarının hem de servis alan şirket çalışanlarının vakitlerini daha faal kullanmalarına ve bunu kurum-çalışan ortasında direkt, süratli bir bağlantı ortamı yaratarak, bilgiyi her vakit şeffaf ve ulaşılabilir kılarak yapıyor. Sanal asistanlar kolay ve tekrarlanan işleri insanlardan çok daha süratli, çok daha kusursuz ve çok daha verimli halde yapabiliyor. CBOT’un İK alanında geliştirdiği sanal asistanları; kurum içi finansman, mesai süreci (giriş/takip), uzaktan çalışma süreci, bordro süreci, sıhhat sigortası ve BES, avans süreci, müsaade talebi girişi/onayı, devamsızlık, vazife ve maluliyet tazminatı süreci, istirahat süreci, işe alım, yeni işe başlayan süreçleri (onboarding), işten ayrılma, özlük bilgileri, muhaberat, seyahat masraf girişi, toplantı odası bulma, servis bulma, telefon rehberi, vize müracaat süreci, güvenlik/iş güvenliği ve teklif sistemi üzere çok sayıda süreci yaparak İK profesyonellerine kıymetli vakit tasarrufu sunabiliyor. Böylelikle İK çalışanları kolay soruları cevaplamak yerine daha karmaşık ve yüksek katma bedelli işlere odaklanıp daha yüksek bir iş tatmini yaşayabiliyor. Öte yandan sanal asistanlar uzaktan çalışma sırasında operasyonel verimliliğin arttırılması için de kıymetli bir rol üstleniyor.
Çalışanlar için IT yardım masası tecrübesini geliştiriyor
Uzaktan çalışma tarzlarında çalışanların en çok karşılaştıkları sorunların başında IT sıkıntıları geliyor. Şirkette uzaktan çalışan işçi bilgi sistemlerine erişememe, epostalarını açamama, ortak klasörlere ya da VPN’e bağlanamama üzere meseleler yaşadığında bir IT çalışanından süratlice dayanak alması uzun sürebiliyor. IT yardım masası için kurgulanmış bir sanal asistan ise çalışanların sorularına anında karşılık vererek, çalışma durumunu güncelleyerek, BT problemlerini, yazılım düzeltmelerini ve yükseltmelerini gerçekleştirerek çalışanlara 7/24 self servis sağlayabiliyor. Ayrıyeten, bu sanal asistanlar, sorun gidermeyi otomatikleştirebiliyor ve problemleri gerektiğinde ve gerektiğinde IT yardım masası temsilcilerine aktarabiliyor. Bir öbür değerli avantaj da bir IT yardım masası sanal asistanlarının pek çok kanalda tıpkı anda konumlandırılabilmesinde ortaya çıkıyor. Çalışanlar sorun yaşadıkları çabucak hemen tüm kanallarda saniyeler içinde sanal asistanlara bağlanıp problemlerini süratlice çözebiliyor.
Uzaktan çalışmaya bağlı gerilimi hafifletmeye yardımcı oluyor
Pandemiyle birlikte uzaktan çalışma tarzı birçok insan için tek seçenek haline geldi. Bu süreçlerde şirketteki bilgilere erişim, IT ve İK meselelerinin tahlili çalışanlarda değerli bir gerilim kaynağı haline gelirken sanal asistanların 7/24 dayanak ve depolanmış bilgilere daha kolay erişim sağlamaları meskenden çalışmaya bağlı gerilimi hafifletmeye yardımcı oluyor. Bunun yanı sıra, otomasyon seçenekleri, iştirak yahut vakit çizelgesi raporlaması üzere süreçlere yardımcı olan sanal asistanlar çalışanların iş planını ve iş sürekliliğini hakikat uygulamalarına dayanak olarak verimli bir formda çalışmalarını sürdürmelerini sağlıyor. Öte yandan sanal asistanlar çoklu kanallara yayılmış bilgilere erişmekte zorlanan çalışanların da yardımına yetişebiliyor. Böylelikle çalışanlar işlerini muvaffakiyetle tamamlayabilmek için gereksinim duydukları dokümanlara ve bilgilere sanal asistanlar sayesinde kolay kolay ulaşarak başarısızlığın vereceği gerilimden uzaklaşabiliyorlar.
Kurumiçi irtibatta maliyetleri azaltıyor
İK ve İT sanal asistanları genel olarak şirketlerde kurumiçi irtibat için harcanan maliyetleri azaltabiliyor. Genel ve çalışana özel sorgulara yardımcı olan İK işçilerinin harcadığı vakitten tasarruf etmeleri maliyetlere de olumlu yansıyabiliyor. Öte yandan işe alım süreçlerindeki tekrarlayan işlerin de sanal asistanlarla konsolide edilmesi İK yardım masası maliyetlerini düşürebiliyor. Son olarak, şirket bilgi tabanına daha uygun erişim, İK çalışanının eskisinden daha verimli ve hakikat çalışmasını sağlayarak operasyonel maliyetleri düşürebiliyor
İşe Alım Süreçlerini basitleştiriyor
Çoğu kurum için işe alım süreçleri hayli vakit alabiliyor ve pek çok ek işi beraberinde getirdiği için İK çalışanlarının daha fazla efor sarf etmelerine neden olabiliyor. Özgeçmiş toplama, başvuranları seçme, başvuran sorgularını yanıtlama ve başvuranın çeşidi hakkında kıymetli bilgiler edinme üzere bahisler İK çalışanlarının kıymetli bir iş yükü olarak karşımıza çıkıyor. Uzaktan çalışma periyotlarında ise bu durum çalışanlar için daha da şiddetli ve vakit kaybettiren bir hale geliyor. Sanal asistanlar kolay ve tekrarlayan özelliklere sahip bu süreçlerde konumlanarak İK çalışanlarının daha karmaşık ve kıymet katan çalış orta yoğunlaşmalarını sağlıyor. İşe alım sürecinde konumlanan bir sanal asistan başvuranların sorularını yanıtlayabilirken, uygulamaları sıralamaya ve depolamaya yardımcı olabilir ve bu gerekli bilgileri tasnifleyebiliyor. Bu, müracaat sahiplerinden ve İK takımından daha yüksek memnuniyet düzeylerine yol açabiliyor.
Kaynak: (BHA) – Beyaz Haber Ajansı
